Podjęcie współpracy z nowym kontrahentem może mieć ogromny wpływ na rozwój firmy. Zawsze wiąże się jednak z pewnym ryzykiem. Dlatego zanim podpiszesz umowę, sprawdź wiarygodność firmy! Jak to zrobić? Poniżej znajdziesz 5 sposobów na weryfikację wiarygodności kontrahenta.
1. Sprawdź, czy firma istnieje – CEIDG lub KRS
W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy dana firma w ogóle istnieje i czy jest aktywna. W tym celu możesz posłużyć się jednym z publicznych rejestrów. Jeśli masz do czynienia z firmą jednoosobową lub spółką cywilną, ich dane zweryfikujesz w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wystarczy podać numer NIP lub REGON przedsiębiorstwa, nazwisko właściciela albo część adresu. W CEIDG znajdziesz dokładne dane firmy oraz jej status.
Jeśli natomiast masz do czynienia ze spółką prawa handlowego, jej dane znajdziesz w rejestrze KRS. Wyszukiwarka firm wymaga jedynie podania numeru KRS, NIP, REGON albo nazwy przedsiębiorstwa. Udostępnia ona kompletne dane rejestrowe firm, ich status, a także informacje dotyczące rodzaju działalności, wielkości kapitału czy zaległości w ZUS lub Urzędzie Skarbowym. Dzięki temu możesz przeprowadzić skuteczną wstępną weryfikację każdego kontrahenta.
2. Sprawdź, czy firma jest wypłacalna
Kolejnym krokiem powinno być sprawdzenie, czy potencjalny kontrahent jest wypłacalny i jaka jest jego kondycja finansowa. Informacje z tym związane można znaleźć w biurach informacji gospodarczej, np. w BIG InfoMonitor. Jest to firma, która zbiera i udostępnia informacje gospodarcze o zadłużeniu firm oraz osób prywatnych. W jej bazie można sprawdzić zadłużenie wobec innych przedsiębiorstw i instytucji. Istnieje również możliwość zamówienia raportu rozszerzonego za pośrednictwem BIG InfoMonitor – znajdują się w nim dane o zadłużeniu wobec banków i instytucji pożyczkowych. Jest to więc cenne źródło informacji o wypłacalności potencjalnego kontrahenta czy partnera biznesowego.
3. Zweryfikuj firmę przez tzw. białą listę VAT
Kolejnym narzędziem do weryfikacji potencjalnego kontrahenta jest tzw. biała lista podatników VAT. Pozwala ona sprawdzić:
- czy firma jest obecnie czynnym podatnikiem VAT,
- czy była czynnym podatnikiem VAT we wskazanym w zapytaniu dniu,
- jaki jest numer rachunku bankowego firmy, na który należy wpłacać należności.
Białą listę VAT obowiązkowo należy zweryfikować przed dokonaniem płatności na rzecz kontrahenta, który jest czynnym podatnikiem VAT – przede wszystkim w celu pozyskania numeru jego rachunku bankowego. Warto jednak zrobić to jeszcze przed podjęciem współpracy. Jest ona dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Aby uzyskać informacje na temat konkretnego podatnika, wystarczy podać jego NIP, REGON lub nazwę.
4. Uzyskaj zaświadczenie z Urzędu Skarbowego i ZUS
Sprawdzenie, czy przedsiębiorca nie zalega z opłatami z tytułu podatków czy składek ZUS jest możliwe bezpośrednio u źródła. Nie można tego jednak zrobić bez wiedzy potencjalnego kontrahenta. Aby uzyskać informacje na temat niezalegania przez niego z opłatami w Urzędzie Skarbowym, należy uzyskać jego pisemną zgodę. Innym rozwiązaniem jest poproszenie kontrahenta o dostarczenie zaświadczenia o niezaleganiu z US. Podobnie jest, jeśli chodzi o składki ZUS – najlepszym rozwiązaniem jest poproszenie kontrahenta o dostarczenie zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami.
5. Zleć przeprowadzenie wywiadu gospodarczego
Nie masz czasu samodzielnie sprawdzać wiarygodności kontrahenta? Powyższe informacje są dla Ciebie niewystarczające? A może po prostu chcesz, aby jego sprawdzeniem zajął się fachowiec? Możesz skorzystać z usług wywiadowni gospodarczej. Tego typu firmy specjalizują się w gromadzeniu i analizowaniu informacji o podmiotach gospodarczych. Jest to rozwiązanie wygodne i umożliwiające uzyskanie szerokiego zakresu danych. Są one prezentowane klientowi w formie przejrzystego raportu uwzględniającego wszystkie istotne kwestie. Trzeba jednak wiedzieć, że przeprowadzenie wywiadu gospodarczego jest dość drogą usługą.
Niezależnie od wybranej metody, powinno się zawsze jak najdokładniej sprawdzić potencjalnego kontrahenta. Zebranie podstawowych informacji na jego temat zajmie Ci nie więcej niż kilka minut, a może Cię uchronić przed poważnymi kłopotami!
Opracowano na zlecenie Biura Informacji Kredytowej SA.
