720 godzin. Dokładnie tyle trwa praktyka zawodowa studentów finansów i rachunkowości w Akademii Tarnowskiej. Półroczna praktyka w biurze rachunkowym daje jednak znacznie lepsze efekty, kiedy od pierwszego dnia swobodnie obsługuje się oprogramowanie księgowe.
Bezpłatny, roczny dostęp do takiego systemu studenci i uczniowie mogą uzyskać w ramach projektu Akademia Systim. Jak go zdobyć i jak najlepiej wykorzystać ten czas?
Po co ćwiczyć w programie także poza zajęciami?
Podstawy obsługi programu do księgowości poznaje się na zajęciach, jednak wprawę zdobywa się dopiero dzięki praktyce. Praca w uczelnianej pracowni ogranicza się do sztywnych godzin wpisanych w plan. Dostęp do własnego konta w systemie pozwala jednak wrócić do trudniejszego zadania wieczorem, spokojnie przeanalizować błędne księgowanie i dobrze przygotować się do kolejnych zajęć.
Najbardziej przydaje się to tuż przed praktykami. Na kierunku finanse i rachunkowość w Akademii Tarnowskiej, prowadzonym na profilu praktycznym, praktyka zawodowa przypada na drugi rok, czyli czwarty semestr. Trwa sześć miesięcy, co daje 720 godzin zegarowych pracy w biurze rachunkowym, dziale księgowości albo firmie.
Osoba, która rozpocznie praktyki z umiejętnością wystawienia faktury korygującej i zaksięgowania kosztu w programie, szybciej dostanie samodzielne zadania i pracę z prawdziwymi dokumentami klientów.
Wszyscy przedsiębiorcy mają już obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ostatni okres przejściowy – kończący się 31 grudnia 2026 r. – dotyczy wyłącznie najmniejszych firm, w których miesięczna sprzedaż z faktur nie przekracza 10 000 zł z VAT. Osoba startująca na rynku pracy w 2027 r. trafi więc wyłącznie do firm, w których wystawianie i obieg faktur odbywają się w programach połączonych z KSeF.
To czym w takim razie jest Akademia Systim?
To program edukacyjny przygotowany przez gdyńską firmę Systim, dostawcę oprogramowania online do fakturowania, obsługi magazynu, kadr i płac oraz księgowości (KPiR, ryczałtu i ksiąg handlowych). Wersja edukacyjna obejmuje fakturowanie, magazyn, księgowość oraz kadry i płace, a szkoły i uczelnie korzystają z niej bezpłatnie.
System działa w przeglądarce internetowej i nie wymaga instalacji, dzięki czemu użytkownicy zawsze mają dostęp do jego najnowszej wersji. Prowadzący może rozpoczynać kolejne zajęcia z zresetowanymi kontami, a studenci logują się do systemu z domu, by przygotować się do wykładów lub uczestniczyć w nich zdalnie. Każdy użytkownik ma dostęp wyłącznie do własnego konta.
Wśród uczelni i instytucji partnerskich producenta znajdują się m.in. Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu, Uniwersytet Gdański, Uniwersytet Szczeciński, Politechnika Wrocławska, Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego, Wyższa Szkoła Biznesu – National Louis University z Nowego Sącza oraz Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. W ramach Akademii dostawca oprogramowania wspiera również konferencje i wydarzenia branżowe poświęcone księgowości oraz płacom.
Kto może dostać dostęp i jak się zgłosić?
Z wersji edukacyjnej mogą korzystać szkoły, uczelnie oraz firmy, fundacje i stowarzyszenia prowadzące kursy i szkolenia.
Placówkę zgłasza koordynator – wyznaczona osoba na uczelni lub bezpośrednio prowadzący zajęcia. W pierwszej kolejności zakłada on konto na stronie Systim, wybiera dowolny pakiet oraz podaje adres e-mail, na który przesłane zostanie hasło. Następnie przesyła numer utworzonego konta wraz ze swoimi danymi kontaktowymi na adres kontakt@systim.pl, zgłaszając chęć skorzystania z programu edukacyjnego. Producent przedłuża wtedy ważność konta o rok.
Uczniowie, studenci i kursanci rejestrują konta w ten sam sposób, jednak swoje numery przekazują prowadzącemu. Koordynator przesyła do Systim zbiorczą listę całej grupy, a producent przyznaje na nich darmowy dostęp na 12 miesięcy. Rola uczestnika zajęć ogranicza się zatem do założenia konta – bezpłatny dostęp aktywuje się po zgłoszeniu listy przez koordynatora. Podczas rejestracji warto podać adres e-mail używany na co dzień oraz od razu zapisać numer konta. Brak choćby jednego numeru opóźnia rejestrację całej grupy.
Wszystkie warunki programu, w tym ofertę dla absolwentów kursów, opisane są na stronie Akademii Systim: https://www.systim.pl/akademia-systim.
Co zrobić, jeśli Twoja szkoła nie należy do programu?
Konto testowe na 30 dni może założyć każdy, dzięki czemu można od razu sprawdzić, jak wygląda praca w systemie Systim. Do dłuższych ćwiczeń potrzebny jest jednak prowadzący, który zgłosi grupę, na przykład wykładowca rachunkowości lub informatyki w księgowości. Formalności ograniczone są do wysłania jednej wiadomości e-mail, dlatego kontakt z wykładowcą można zacząć od propozycji o następującej treści:
Dzień dobry, firma Systim prowadzi program Akademia Systim, w ramach którego szkoły i uczelnie mogą bezpłatnie korzystać z edukacyjnej wersji programu do fakturowania, księgowości oraz kadr i płac, a studenci otrzymują roczny darmowy dostęp. Zgłoszenia dokonuje koordynator lub prowadzący zajęcia, wysyłając numer konta i listę kont studentów na adres kontakt@systim.pl. Czy byłaby możliwość zgłoszenia naszej grupy? Chętnie pomogę zebrać numery kont.
Czego możesz nauczyć się podczas ćwiczeń?
Podczas ćwiczeń warto zacząć chociażby od programu do fakturowania (https://www.systim.pl/program-do-fakturowania), ponieważ to od faktury rozpoczyna się większość operacji w księgach.
System ten pozwala wystawić zwykłą fakturę VAT, zaliczkę czy dokument w walucie dla zagranicznego klienta. To najszybsza lekcja dopasowywania dokumentu i stawki VAT do konkretnej transakcji, a przy zwrotach lub rabatach pozwala wystawić korektę. Na koniec miesiąca z tych danych automatycznie powstaje rozliczenie VAT.
Wbudowana integracja z KSeF pokazuje z kolei, jak faktury trafiają do państwowego systemu i jak pobierać stamtąd dokumenty od dostawców. Od tego roku to standard w każdej firmie. Co dokładnie pojawi się na zajęciach, zależy od prowadzącego.
Jednak to praca z fakturami zakupowymi najlepiej pokazuje, jak działa księgowość. Wystarczy wprowadzić rachunek za prąd, czynsz czy ratę leasingu i wskazać kategorię, a program sam zaksięguje wydatek w odpowiedniej kolumnie KPiR lub na kontach ksiąg handlowych. Dobrą praktyką jest wykonanie tego samego zadania na papierze i w programie. Gdy porówna się wyniki, łatwo zrozumieć, skąd biorą się liczby w zestawieniach, co stanowi kluczową umiejętność na rozmowie w biurze rachunkowym.
W oprogramowaniu są też moduły magazynowe oraz kadrowo-płacowe. Magazyn pozwala przećwiczyć przyjęcie i wydanie towaru, a kadry naliczenie pensji z umowy o pracę czy zlecenia. To dokładnie te same zadania, z którymi na co dzień stykają się biura rachunkowe obsługujące sklepy czy firmy zatrudniające ludzi.
Jak zaplanować rok dostępu do programu Systim?
Przy regularnych ćwiczeniach rok to wystarczająco dużo czasu, aby przećwiczyć pełny roczny cykl rozliczeniowy. Modelowy plan nauki przed praktykami warto rozpocząć w pierwszym miesiącu od założenia fikcyjnej działalności oraz wprowadzenia kontrahentów i produktów, do czego można wykorzystać funkcję pobierania danych z rejestru REGON.
Kolejnym krokiem może być wystawienie kilkunastu faktur różnych rodzajów, w tym zaliczkowej, walutowej oraz kilku korekt. Przez kolejne dwa miesiące warto wprowadzać dokumenty zakupu w różnych kategoriach, zamykać miesiąc i porównywać zapisy z wyliczeniem ręcznym.
Końcowy etap przygotowań warto poświęcić na obsługę VAT oraz płac, obejmującą oznaczenia do JPK_V7, obieg faktur w KSeF, a także sporządzanie list płac dla pracowników na umowie o pracę i umowie zleceniu. Drugą połowę roku najlepiej przeznaczyć na przetestowanie innej formy opodatkowania. Ten sam miesiąc poprowadzony na ryczałcie albo w księgach handlowych od razu pokazuje, czym różni się ewidencja.
A co po zakończeniu nauki?
Ukończenie kursu lub szkolenia z Systim otwiera opcję komercyjnego korzystania z programu, przy czym pierwszy rok dostępu jest całkowicie darmowy. To świetne rozwiązanie dla absolwentów startujących z własną działalnością, na przykład świadczących usługi dla biur rachunkowych czy zakładających firmę w dowolnej innej branży.
Sprawa staje się jeszcze ważniejsza w kontekście nadchodzących zmian. Od 1 stycznia 2027 roku KSeF obejmie również najmniejsze firmy, więc każdy przedsiębiorca wystawiający faktury innym podmiotom będzie potrzebował oprogramowania połączonego z systemem. Ponieważ Systim cieszy się dużą popularnością na polskim rynku, przyszły księgowy niemal na pewno zetknie się z nim w pracy, a znajomość oprogramowania wyniesiona ze studiów pozwoli mu od pierwszego dnia sprawnie prowadzić własne rozliczenia.