Od kilku już lat widać, że polskie przedsiębiorstwa coraz częściej stawiają na nowoczesne rozwiązania informatyczne. Przede wszystkim mowa tu o oprogramowaniu dedykowanym działom księgowości, kadr i płac. Firmy, które już się na to zdecydowały, szybko zauważyły jak tego typu programy przyspieszają realizację wielu procesów w organizacji. Przykładem takiego rozwiązania może być choćby system elektronicznych wniosków urlopowych, którego coraz częściej korzystają działy kadr. To duże ułatwienie zarówno dla działu kadr, jak i samych pracowników. Warto zatem poznać konkretne zalety związane z wdrożeniem takiego programu.
Szybsza wymiana informacji w organizacji
Korzyści związanych z wdrożeniem w firmie programu do urlopów jest wiele. Jedną z nich jest znaczne przyspieszenie wymiany informacji w organizacji. Innymi słowy, komunikacja wewnętrzna w firmie staje się dużo efektywniejsza. Mowa tu w szczególności o wymianie informacji między działem kadr a pracownikami. Ci ostatni nie muszą już wypełniać i dostarczać tradycyjnych, papierowych wniosków urlopowych. Taki wniosek wypełnić i przesłać mogą online.
Szybszy obieg dokumentów w firmie
Elektroniczny system obiegu dokumentów jest znacznie szybszy w porównaniu z obiegiem dokumentów papierowych. W momencie, w którym pracownik przesyła swój wniosek urlopowy online, informacja o tym fakcie niemal natychmiast trafia do jego przełożonego. Jest ona przekazywana w formie SMS lub e-mail. Dzięki temu przełożony może bardzo szybko zareagować i bez większej zwłoki podjąć decyzję o akceptacji bądź odrzuceniu wniosku urlopowego, a tym samym pracownik nie musi zbyt długo czekać na ostateczną decyzją dotyczącą jego wniosku.
Lepsza organizacja pracy
Program do urlopów w znacznym stopniu poprawia organizację pracy w firmie. Rozwiązanie to eliminuje choćby potrzebę związaną z wygospodarowaniem dodatkowej przestrzeni potrzebnej do przechowywania wniosków urlopowych w formie papierowej. W przypadku firm zatrudniających dużą ilość pracowników ma to naprawdę duże znaczenie. Pozwala bowiem na zaoszczędzenie niemałych środków finansowych. Elektroniczne wnioski urlopowe poprawiają organizację pracy jeszcze pod jednym względem. Dostęp do wszystkich dokumentów możliwy jest przez internet z każdego miejsca i o dowolnej porze. Nie da się ukryć, że takie rozwiązanie znacznie ułatwia i przyspiesza codzienną pracę.
Dodatkowe oszczędności finansowe
O dodatkowych oszczędnościach finansowych nieco już wspomniano. W przypadku przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej potrzebne jest dodatkowe miejsce, w którym taką dokumentację będzie można archiwizować. System elektronicznego obiegu dokumentów, w tym wniosków urlopowych rozwiązuje ten problem. Wszystkie dokumenty są bowiem w tym przypadku przechowywane w wirtualnej chmurze. Oznacza to brak konieczności wygospodarowania i opłacania fizycznego miejsca na dokumenty.
Większe bezpieczeństwo dokumentów
Mówiąc o dokumentach firmowych w wersji elektronicznej, nie można zapomnieć o kwestii bezpieczeństwa. Faktem jest, że przechowywanie dokumentów pracowniczych w wirtualnej chmurze o dużo bezpieczniejsze w porównaniu z tradycyjnym archiwum. Nie ma tu bowiem ryzyka pożaru, zalania bądź innego zdarzenia losowego, które mogłoby bezpowrotnie zniszczyć dokumenty. Wszystkie przechowywane są na odpowiednio zabezpieczonych serwerach, a dodatkowo systematycznie wykonywana jest ich kopia bezpieczeństwa.