Najprostszym sposobem wyszukania dobrego biura wirtualnego w Warszawie jest wpisanie w Internecie frazy wirtualne biuro Warszawa, przeglądanie wyników i wyciągnięcie własnych wniosków. Zachodzi jednak pytanie jak odróżnić dobre biuro wirtualne od przeciętnego i co przedsiębiorcy w ogóle daje skorzystanie z instytucji, którą stanowi wirtualne biuro?
Geneza wirtualnych biur
Wirtualne biuro to usługa głównie dla przedsiębiorców, choć czasami korzystają z niej również osoby, które wyjechały na stałe z Polski a posiadają w Polsce majątek generujący, oprócz dochodów, różne bieżące sprawy do załatwienia.
W skrócie wygląda to tak, że przedsiębiorca gdzieś musi posiadać siedzibę swojej firmy. Istnieje szereg branż, które sprawiają, że przedsiębiorca nie będzie przebywał we własnym biurze, czyli w siedzibie. Dotyczy to zarówno działalności gospodarczej, jak i przede wszystkim spółek prawa handlowego, gdzie własność spółki rozmyta jest wśród udziałowców, często zasiadających także w zarządzie i mających inne biznesy. Wielu urzędników skarbowych starszej daty oczekuje, że o dowolnej porze dnia wejdzie pod adres jakiejś firmy i zastanie tam jej właściciela, gdyż mniej więcej tak to wyglądało w PRL, z tą różnicą, że zamiast właściciela był dyrektor z nadania partyjnego.
Faktycznie siedział on w gabinecie i zajmował się przeglądaniem prasy i dokumentów a dojście do niego odbywało się przez sekretariat. Dobrze to znamy z filmów, chociażby „Miś”.
Obecnie takie warunki pracy są nie do spełnienia w wielu branżach np. informatyk serwisujący serwery w firmach, sklep internetowy, właściciel wielu mieszkań na wynajem, spółka prowadząca kantor internetowy, itd.
Ci i inni przedsiębiorcy nie są w stanie utworzyć biura z wyposażeniem i zatrudnić w nim dwóch osób do sekretariatu, bo po prostu nie zarobią na te koszta.
Tak właśnie powstały biura wirtualne.
Które biuro wirtualne warto polecić?
Wirtualne biuro to zarówno adres siedziby, który wpiszesz do KRS czy CEiDG, ale też właśnie ta siedziba, która musi mieć odpowiednie usytuowanie na mapie miasta, odpowiednią powierzchnię, wyposażenie, personel czy sale do spotkań zarządu.
Po wpisaniu adresu siedziby do KRS, adres ten musi być stały na lata. Nie możesz więc znaleźć wirtualnego biura, które działa na wynajętym od kogoś lokalu i ma umowę najmu z właścicielem na 3 lata. Umowa się skończy, właściciel zechce w lokalu robić coś innego a Ty będziesz zmieniał adres w KRS i powiadamiał 100 kontrahentów, że masz inne dane do faktur.
Znajdź więc takie wirtualne biuro, którego właściciel jest bezpośrednio właścicielem lokalu.
Do tego przeanalizuj inne przesłanki wskazujące czy wirtualne biuro może być dobre czy też przeciętne np. jak długo jest już prowadzone, jak zabezpieczane są skany korespondencji, czy drukarka-skaner jest nowa czy stara, jak wyglądają sale do spotkań zarządu, czy sale są wolne czy wiecznie zajęte. Takich punktów do sprawdzenia możesz na pewno wypisać sobie więcej.
Warto też wybrać wirtualne biuro w Warszawie i to gdzieś w ścisłym centrum, w okolicach Pałacu Kultury czy Dworca Centralnego. W końcu siedziba musi dobrze wyglądać także na wizytówkach, papierze firmowym czy stronie www. Dodatkowo okolice Pałacu Kultury to dużo miejsc parkingowych w jego otoczeniu a więc łatwy dostęp do biura, aczkolwiek jeśli korespondencja spływająca do Twojej firmy będzie skanowana to nie ma potrzeby by wirtualne biuro odwiedzać. Oczywiście wirtualne biuro to także sale do spotkań. Warto wybrać takie, które chociaż kilka godzin sal spotkań w miesiącu oferuje gratis w ramach abonamentu, w końcu i tak każdego miesiąca pewnie z nich nie skorzystasz, ale w nagłej sytuacji ta opcja przyda się.
Czy wirtualne biuro w Warszawie jest tylko dla warszawiaków ?
Absolutnie nie. Niezależnie od miejsca zamieszkania, siedziba spółki, fundacji czy stowarzyszenia może być w stolicy państwa, czyli w Warszawie. Uważamy, że warto oddzielić siedzibę spółki od magazynu, hali produkcyjnej, biura obsługi klientów i mieć ją całkowicie odrębnie, w Warszawie. Jest tak dlatego, że wspomniane nieruchomości mogą być raz za duże a raz za małe dla spółki i będą one okresowo zmieniane. Siedziba natomiast powinna być stała, gdyż to adres do KRS i dane do faktury dla kontrahentów.
Szereg serwisów w Internecie analizuje czy siedziba się zmienia i wystawia negatywne noty firmom, których siedziba ulega zmianie. Siedziba firmy w domu to również zły pomysł. Adres siedziby zostanie skopiowany z CEiDG lub KRS na szereg serwisów www co generuje niechcianą pocztę np. oferty artykułów biurowych, prośby od fundacji o wsparcie czy oferty obsługi księgowości.